行政公文的基本格式(林志强)

行政公文的格式要素可分为眉头、正文和版本注释三个部分。红色反转线以上的所有元素统称为眉头；红线以下(不含)和关键词之间(不含)的要素统称为主语；关键词下面的所有元素统称为版本注释。

行政公文格式标准

1.宽度尺寸

文件用纸采用GB/T 148规定的A4型纸，成品宽度为210 mm×297 mm

2.边距和中心的大小

公文纸顶部(上白边)37mm±1mm，公文纸装订(左白边)28mm±1mm，版心尺寸156 mm×225 mm

3.字体和大小

除非另有规定，公文格式的所有要素一般都使用3号仿宋体。具体情况可以适当调整。

4.行数和字数

一般每边22行，每行28个字，版心满。具体情况可以适当调整。

5.标题

一般在红色分隔线空以下排成两行，中间有一行或多行。回去的时候要有完整的意思，对称排列，长短合适，间距合适，标题要用梯形或菱形排列。

6.主要交付机构

公文的主要受理机关应当使用全称、规范化简称或者同类型机关的通称。

7.文本

公文首页必须显示正文。一般用3号字体写，排在主送机构名称的下一行，每个自然段写“left 空”，后面是顶格。在本文中，结构的层次序数可以用“一”、“一”、“1”来标记和(1)“依次；一般第一层用粗体标出，第二层用斜体标出，第三、四层用斜体标出。

8.附件说明

如果有附件，将单词“attachment”排列在文本下的左空行，后跟全角冒号和附件名称。如果有多个附件，用阿拉伯数字标注附件的序号(如“附件:1。XXXXX \")；附件名称后不添加标点符号。如果附件名称较长，需要返回，则应与上一行附件名称的首字母对齐。

9.发证机关的签名。发证机关的全称或标准化缩写。

10.书写日期中的数字

年、月、日用阿拉伯数字标注，年用全称标注，月、日不用虚位填充(即1不用01填充)。

11.印章

公文中有发证机关签名的，应当加盖发证机关印章，并与签名机关一致。由特定签发机关标记的一般文件和电报不得盖章。

12、分类和保密期限

如果需要标注密级和保密期限，一般用3号黑体，顶部网格排列在版心左上角第二行；保密期内的数字用阿拉伯数字标注。

14.紧急程度

如果需要标注紧急程度，一般用3号黑体，顶部网格排列在版心左上角；如果需要同时标注零件号、安全等级、保密期限、紧急程度，则按照零件号、安全等级、保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。